Independentemente do segmento de atuação, no dia a dia os processos são fundamentais para a realização das atividades. Específicos ou organizacionais, interagem e integram-se para a efetivação de resultados que se resumem à entrega de produtos e serviços para os clientes finais, sejam eles internos ou externos.
Em todo o processo, as etapas são definidas e atribuídas aos profissionais responsáveis pela sua execução e também àqueles com a missão de aprovar e/ou recusar cada atividade. Nessa sequência, desencadeiam-se novas tarefas e atribuições.
Atualmente, temos uma vasta oferta de soluções prometendo apoiar os fluxos de trabalho, com “n” ferramentas, “x” indicadores de desempenho e uma infinidade de funcionalidades. Infelizmente, na maioria das vezes, acabam gerando mais problemas do que soluções, devido à complexidade de implantação e de utilização, causando resistência da equipe.
Para quem está em busca ou adquirindo uma solução para gestão de processos, alguns pontos devem ser considerados: análise da situação atual (AsIs) e da necessidade do negócio; explicar e analisar os processos visando a determinar o grau de aderência da solução, evitando-se desperdício de tempo, orçamentos inexequíveis e, principalmente, retrabalhos, e o resultado final deste novo processo (ToBe).
As soluções devem ser flexíveis e adaptáveis às peculiaridades de cada negócio (empresa ou departamentos), e não o contrário. Também é importante entender que, por mais que as empresas desenvolvam a mesma atividade, os processos de trabalho sempre terão peculiaridades e características diferenciadas, visto que estratégias e a competitividade empresarial são distintas.
As características dos processos, muitas vezes não computadas, podem gerar algumas experiências desastrosas ao longo do tempo, inviabilizando novas oportunidades. Com isso, as soluções de BPM/Workflow conquistaram a fama de “coisa do outro mundo” dentro das organizações e ainda sofrem o preconceito de que é preciso ser PhD para implantá-las e utilizá-las.
Contudo, a realidade é outra. Como toda tecnologia, se bem implementada e utilizada, auxilia na atuação e na eficiência da gestão dos negócios, permitindo explorar oportunidades e mostrar com clareza as possíveis ameaças que poderão afetar o bom andamento das atividades. Obtendo a informação com antecedência, é possível tomar decisões rápidas e eliminando futuros problemas.
Desse modo, ao optar por uma solução de BPM/Workflow, vá muito além da tecnologia, justifique o custo-benefício de uma solução demonstrando a quem decide e a quem a utilizará quais vantagens trará para o negócio; apresente para a equipe as facilidades e melhorias que cada um terá com sua adoção.
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